Si bien se podría decir que los caminos de las transacciones en papel y las transacciones electrónicas conducen al mismo destino, también se puede decir que uno es mucho más rápido que el otro. En un mundo de turbulencias financieras y volatilidad de los mercados, la velocidad suele ser esencial.
Al igual que los discos de vinilo, las transacciones en papel tienen un atractivo nostálgico, pero la pregunta que debe hacerse es si esta sensación de “vieja escuela” vale los riesgos inherentes. Con el papel, la transmisión de información crucial se ve obstaculizada por el tiempo que lleva completar los documentos requeridos, enviar el pedido a las partes correspondientes y esperar el resultado de los controles de cumplimiento. Para agravar estos riesgos está el tiempo adicional que lleva corregir cualquier discrepancia si un documento recibe una designación NIGO (no en buen estado).
- Según una fuente de una de las 5 principales compañías de seguros del país, más del 30-40% de las transacciones en papel se retrasan en el proceso de aprobación debido a problemas de NIGO que deben modificarse para poder seguir adelante.
- En comparación, también se estima que sólo entre el 10% y el 20% de las solicitudes presentadas a través de un sistema electrónico de ingreso de pedidos están marcadas como NIGO, lo que reduce el riesgo de tratar con una solicitud rechazada a más de la mitad.
¿Por qué existe una brecha tan marcada entre los dos métodos? Bueno, una razón es que con los pedidos electrónicos los formularios adecuados están disponibles automáticamente y se presentan al creador del pedido. Con los formularios correctos inmediatamente a su alcance, la posibilidad de entregar formularios obsoletos cae precipitadamente. Además, muchos pedidos electrónicos le impedirán enviar sus formularios si hay algún problema de idoneidad, como datos faltantes o campos obligatorios incompletos, lo que reduce aún más las posibilidades de que un pedido sea devuelto (es decir, el tiempo de sangrado fuera del pedido procesado exitosamente).
También está aumentando la prevalencia de capacidades de firma electrónica integradas directamente en las plataformas de documentos digitales. En lugar de buscar una firma utilizando un PDF que debe enviarse por fax entre las partes, el software de firma digital integrado ofrece una forma rápida y sencilla de adquirir las firmas necesarias con un mínimo de ida y vuelta, lo que mejora aún más la eficiencia general.
En cuanto al proceso de revisión en sí, los revisores pueden agregar comentarios directamente a los documentos electrónicos, lo que elimina la necesidad de devolver los formularios al remitente. Como es la naturaleza de los acuerdos, cuantos más controles se agreguen, más lento puede volverse el proceso en papel.
Ya sea que su empresa exija, fomente o ignore el uso de pedidos electrónicos, parece indiscutible en términos de velocidad, precisión y calidad general.
Los errores son comunes, pero no tienen por qué serlo. El ingreso electrónico de pedidos es una excelente manera de fortalecer el flujo de solicitudes en la dirección que mejor funciona: hacia adelante.
